ایک عرصہ پہلے نہیں تھا - یہاں تک کہ ای میل عام ہونے کے بعد - لوگ اچھی طرح سے کام کے ل for آپ کا شکریہ پر کاغذ پر خط لکھیں گے ، یا وہ شکریہ کارڈ پر ایک فوری نوٹ لکھتے۔ آج ، اسمارٹ فونز اور لیپ ٹاپ کی وسعت کے ساتھ ، سب سے زیادہ شکریہ کے نوٹ بطور ای میل بھیجے جاتے ہیں۔ اس عمر میں جب آپ آداب تکنالوجی کی طرح تیز رفتار تبدیل ہوجاتے ہیں تو یہ جاننا کہ آپ کو فوری پیغام کا جواب دینا چاہئے اور آپ کا جواب کس طرح بیان کرنا چاہئے۔
جب جواب دیں ... اور جب نہیں کریں گے
واقعی میں کوئی قاعدہ نہیں ہے جس کے مطابق آپ کو شکریہ ای میل کا جواب دینا ہوگا۔ تاہم ، اگر آپ کاروباری تعلقات کو جاری رکھنا چاہتے ہیں یا اپنے مؤکلوں کو خوش رکھنا چاہتے ہیں تو ، ای میل کو تسلیم کرنا ایک عمدہ خیال ہے۔
اگر سیلز پرسن آپ کو فون پر بات کرنے کا شکریہ ادا کرنے کے لئے آپ کو ایک ای میل بھیجتا ہے اور آپ کو اس کی کمپنی کی مصنوعات کی ضرورت نہیں ہے تو ، اس کا جواب دینے سے آپ کو موصول ہونے والے پیغامات کی ایک نہ ختم ہونے والی سیریز کا دروازہ کھل سکتا ہے۔ اس مثال میں ، ای میل کو حذف کرنا کافی حد تک قابل قبول ہے۔
دوسری طرف ، اگر کوئی صارف آپ کو غیر معمولی خدمات کے لئے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہے تو آپ کو جواب دینا چاہئے۔ اسی طرح ، اگر ای میل میں ایسے سوالات ہیں جن کے جواب کی ضرورت ہے تو ، آپ کو جواب دینا چاہئے۔
آپ کے جواب کی عکس بندی کرنا
زیادہ تر ای میل جوابات کی طرح ، آئینہ دار کرنا ایک اچھا طریقہ ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے جواب کو دوسرے شخص نے اچھی طرح سے قبول کیا ہے۔ چاہے تھینک یو ای میل میں آپ کا پورا نام ہے اور وہ تحریری طور پر باضابطہ انداز کا استعمال کرتا ہے ، یا کسی اوقاف یا بڑے سرمائے کے بغیر ایک آسان جملہ ہے ، آپ عام طور پر اس کا جواب دے سکتے ہیں۔
کسٹمر ای میلز کا جواب
جب کوئی صارف آپ کو شکریہ ای میل لکھنے میں وقت نکالتا ہے تو ، آپ کو ہمیشہ جواب دینا چاہئے ، چاہے یہ صرف یہ تسلیم کرنا ہو کہ آپ نے اسے موصول کیا ہے۔ نہ صرف خوشگوار گاہک دہرا جانے والے گاہک بن جاتے ہیں ، بلکہ ان کے دوستوں اور ساتھیوں کو بھی آپ کے پاس بھیجنے کا امکان زیادہ ہوتا ہے۔
آپ کو اچھے تاثرات کی قدر کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ اپنے گراہک سے پوچھیں کہ کیا آپ ان کے ای میل کو بطور تعریف دیوار پر پرنٹ کرنے کے لئے یا اپنی ویب سائٹ پر رکھنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔
مثال:
محترمہ فرازیر ،
مجھے لکھنے میں وقت دینے کا شکریہ۔ میں ہمیشہ خوش کن گاہک سے سن کر خوش ہوں! اگر آپ ہماری ویب سائٹ پر تعریفی پیج پر آپ کا حوالہ دیتے ہیں تو کیا آپ کو اعتراض ہوگا؟
ملازمت کے درخواست دہندگان کو جواب دینا
آج کل کے نوکری کے درخواست دہندگان انٹرویو کتنے اچھے یا کتنے خراب ہو اس سے قطع نظر ، تقریبا ہمیشہ شکریہ کے ساتھ پیروی کرتے ہیں۔ کسی درخواست دہندہ کے ای میل کا جواب نہ دینا شاذ و نادر ہی اچھا ردعمل ہوتا ہے ، کیوں کہ اس میں ایک اچھا موقع ہے کہ وہ آپ سے دوبارہ رابطہ کرسکتا ہے۔
جب تک کہ آپ پہلے ہی درخواست دہندہ کو ملازمت دینے کا فیصلہ نہیں کرتے ہیں ، آپ کے جواب میں اشارہ نہیں کرنا چاہئے کہ درخواست دہندہ کو نوکری مل رہی ہے۔ یقینا، ، اگر آپ غیرمتحرک ہیں تو ، جواب بھی ان کی امیدوں کو ختم نہیں کرنا چاہئے۔ پیشہ ورانہ لہجے کو برقرار رکھیں اور درخواست دہندہ کو بتائیں کہ اگلے مرحلے کے طور پر اسے کیا توقع کرنی چاہئے۔
مثال:
آپ سے مل کر خوشی ہوئی. ہم اگلے کچھ دن میں مزید کچھ امیدواروں کے انٹرویو لیں گے۔ اگر ہم دوسرے انٹرویو کے ساتھ آگے بڑھنے کا فیصلہ کرتے ہیں تو ، میں ہفتے کے اختتام سے پہلے آپ سے رابطہ کروں گا۔
اگر آپ کو یقین ہے کہ امیدوار آپ کی تنظیم کے لئے اچھا میچ نہیں ہے تو ، آپ زیادہ براہ راست ہونے کا انتخاب کرسکتے ہیں۔
مثال:
آپ سے مل کر خوشی ہوئی. بدقسمتی سے ، مجھے شک ہے کہ ہم اس وقت انٹرویو کے لئے پیروی کریں گے۔ تاہم ، ہم آپ کا تجربہ کار فائل پر رکھیں گے ، اگر ہمارے پاس کوئی اور افتتاحی عمل ہونا چاہئے۔ میں آپ کی ملازمت کی تلاش میں نیک خواہشات کا اظہار کرتا ہوں۔
ملاحظہ کریں کہ دونوں مثالوں میں ، مصنف اپنے آپ کو کمپنی سے الگ کرتا ہے ، گویا یہ کہنا ، "اگرچہ مجھے ذاتی طور پر آپ سے بات کرنے میں لطف آتا ہے ، کمپنی کسی اور کی خدمات حاصل کرے گی۔" اس کو مسترد کرنے کے داغ کو ذاتی نہیں بنا کر اسے کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
