بزنس لفافے کو صحیح طریقے سے خطاب کرنا یہ یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ آپ کا خط اپنے مطلوبہ وصول کنندہ کو جلدی پہنچے۔ خط و کتابت سے نمٹنے کے لئے معیاری طریقوں پر عمل کرنا ضروری ہے ، خاص طور پر اگر آپ بہت ساری محکموں والی کسی بڑی کمپنی کو خط بھیج رہے ہیں۔ مکمل معلومات شامل نہ کرنے کا مطلب یہ ہوسکتا ہے کہ لفافے کے صحیح شخص یا محکمہ تک پہنچنے میں ضرورت سے زیادہ وقت لگے گا۔ اگر آپ ہر کاروباری لفافے کے لئے ایک ہی شکل کا استعمال کرتے ہیں تو ، لفافوں سے خطاب جلد ہی دوسری نوعیت کا ہوجائے گا۔
اپنی تفصیلات بالائی بائیں کونے میں پرنٹ کریں
لفافے کے اوپری بائیں کونے میں اپنا نام ، کمپنی کا نام ، عنوان اور پتہ چھاپیں اگر آپ کا کاروبار پہلے سے جتنے لفافے استعمال نہیں کرتا ہے۔ آپ اپنا نام پہلے سے چھپی ہوئی جگہ پر پرنٹ کرنا چاہیں گے یہاں تک کہ اگر آپ اپنی کمپنی کے واپسی پتے کے ساتھ طباعت شدہ لفافے استعمال کریں۔ اگر امریکی پوسٹل سروس کسی بھی وجہ سے لفافہ واپس کردیتی ہے تو ، اگر آپ کا نام لفافے میں نمایاں طور پر واقع ہے تو آپ کا میل روم آسانی سے آپ کو واپس بھیج سکتا ہے۔
وصول کنندہ کا نام پہلی لائن پر رکھیں
لفافے کی پہلی لائن پر وصول کنندہ کا نام رکھیں۔ لفافے کے وسط میں ایڈریس بلاک کو مرکز کریں۔ واپسی کے پتے کے نیچے ایڈریس کو کئی لائنوں کے نیچے بلاک کریں۔ پوسٹل سروس لفافوں سے خطاب کرتے وقت تمام بڑے حروف کو استعمال کرنے کی سفارش کرتی ہے۔
شخص کا عنوان شامل کریں
اگر آپ کو عنوان معلوم ہو تو اگلی لائن میں اس شخص کا عنوان شامل کریں۔ اگر آپ کو عنوان معلوم نہیں ہے تو ، آپ اس کے بجائے اس شعبہ کا نام شامل کرنا چاہتے ہیں۔
کمپنی کا نام شامل کریں
اگلی لائن پر کمپنی کا نام شامل کریں۔
اگلی لائن پر پتہ شامل کریں
اگلی لائن پر پہلی ایڈریس لائن رکھیں۔ پوسٹل سروس اگر ممکن ہو تو مکمل پتہ ایک لائن پر رکھنے کی سفارش کرتا ہے۔ اگر پتہ بہت لمبا ہے تو ، پتے کو دو لائنوں کے درمیان تقسیم کریں اور سوئٹ نمبر یا عمارت کا نمبر پہلی ایڈریس لائن پر رکھیں۔
لفافہ مکمل کریں
شہر ، ریاست اور زپ کوڈ کے ساتھ لفافہ مکمل کریں۔ شہر اور ریاست کے درمیان ایک جگہ اور ریاست اور زپ کوڈ کے درمیان دو جگہوں کا استعمال کریں۔
اشارہ
اگر آپ کو معلوم ہے تو زپ +4 کوڈ استعمال کریں۔ زیپ +4 کوڈ میں معمول کے مطابق پانچ ہندسوں کا زپ کوڈ ہوتا ہے جس کے بعد ہائفن اور چار اضافی نمبر ہوتے ہیں۔ اضافی نمبروں سے پوسٹل سروس کے لip وصول کنندہ کا پتہ لگانا آسان ہوجاتا ہے۔
لیبلبلٹی اہم ہے۔ کالی سیاہی استعمال کریں اور ایسے فونٹس سے پرہیز کریں جو پڑھنے میں سخت ہیں۔
انتباہ
شہر ، ریاست اور زپ کوڈ کے نیچے کوئی متن نہ رکھیں۔ پوسٹل سروس کی خودکار پروسیسنگ مشینیں نیچے سے لفافے اسکین کرتی ہیں۔ اگر آپ آخری لائن پر شہر ، ریاست اور زپ کوڈ کے علاوہ کچھ بھی رکھتے ہیں تو ، آپ مشین کو الجھا دیں گے ، جو آپ کے لفافے کی فراہمی میں تاخیر کرسکتی ہے۔
