ہدایت دیتا ہے

میں انکلوژر کے ساتھ بزنس لیٹر کیسے لکھوں؟

عام کاروبار کے دوران ، آپ کی کمپنی کو گاہکوں ، فروشوں ، سیلز لیڈز ، ملازمین اور متعدد دوسرے لوگوں سے بات چیت کرنے کے لئے متعدد خطوط استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی۔ اگرچہ باضابطہ کاروباری خطوط انتہائی ڈیجیٹل دنیا میں کسی حد تک فرسودہ معلوم ہوسکتے ہیں ، لیکن یہ جانتے ہوئے کہ کس طرح مناسب طریقے سے فارمیٹ کیا جائے اور ایک خط اور قابل اطلاق انکلوژرز کو ایک ساتھ رکھ کر اس بات کو یقینی بنائے کہ آپ اور آپ کی کمپنی کو کسی پیشہ ور تنظیم کی حیثیت سے دیکھا جائے۔

ایک واضح مقصد بیان کریں

جب آپ کے کاروبار کی خط و کتابت لکھتے ہو تو آپ اپنا مقصد واضح طور پر بیان کرتے ہیں اور اپنے پیغام کو براہ راست ان اشیا سے مربوط کرتے ہیں جو آپ بند کر رہے ہیں۔ آپ اپنی کمپنی کے بارے میں معلومات کی درخواست پر عمل پیرا ہوسکتے ہیں ، اپنے آپ کو کسی متوقع مؤکل سے متعارف کرواتے ہو یا کسی تجارتی تجویز کے ساتھ کسی سرمایہ کار سے رابطہ کرتے ہو۔ جب وصول کنندہ جانتا ہے کہ آپ کیوں لکھ رہے ہیں تو ، آپ ان کو بھیجے ہوئے باڑوں کو مزید معنی بخشیں گے اور آپ کے خط میں موجود معلومات کے عینک کے ذریعہ دیکھے جائیں گے۔

ملحقات مسلسل مشغولیت کی دعوت دیتے ہیں

  • ہضم ہونے والی معلومات: ای میل کی آمد کے ساتھ ہی ، ڈیجیٹل شاہراہوں کے گرد وابستہ مواصلات کی مقدار بہت زیادہ ہے۔ اوسط کارکن ہر روز 100 سے 200 ای میلز وصول کرتا ہے اور یقینی طور پر ہر ایک میں موجود تمام معلومات کو ہضم نہیں کرسکتا ہے۔ ایک طباعت شدہ خط ڈیجیٹل ان باکس میں کھڑا ہوسکتا ہے اور قاری کی توجہ حاصل کرسکتا ہے۔ اپنی کمپنی سے متعلق مزید معلومات حاصل کرنے یا اپنی تجاویز پر ردعمل کے ل your اپنے قارئین کو پڑھ کر اپنے قاری کو مزید پوری طرح مشغول ہونے کی دعوت دیں۔
  • تاثرات: اگرچہ خطوط مواصلات کی ایک قسم ہیں ، لیکن وہ یکطرفہ ہیں۔ آپ کو اپنا پیغام پہنچانے کا موقع ہے ، لیکن آپ جس شخص کو لکھ رہے ہیں اس سے آپ کو رائے نہیں ملتی ہے۔ ملحقات آپ کو "گفتگو" کا دوسرا رخ سننے کی اجازت دیتے ہیں۔ وہ ریٹرن پوسٹ کارڈ ، ای میل یا کسی فارم کی تکمیل کے ذریعہ جواب طلب کرتے ہیں اور آپ کو اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کے پیغام کو کتنی اچھی طرح سے موصول ہوا ہے۔

انکلوژرز کی مثالیں

آپ کے خط کے ساتھ جو کچھ منسلک کیا جاسکتا ہے اس کے لئے کوئی طے شدہ قواعد موجود نہیں ہیں۔ تاہم ، صرف وہی بھیجیں جو آپ کے مقصد کے لئے ضروری ہے۔ وصول کنندہ کو اتنا زیادہ مواد سے زیادہ بوجھ نہ دو کہ وہ مغلوب ہوجائے۔ آپ چاہتے ہیں کہ وہ مواد کو پڑھیں ، اسے ضائع نہ کریں۔ ملحقات کی مثالوں میں شامل ہیں:

  • بروشرز - دستاویزات جن میں آپ کی کمپنی ، مصنوعات یا خدمات کے بارے میں معلومات موجود ہیں
  • قانونی دستاویزات - رازداری کی پالیسی کے بیانات ، اجراء کے فارم
  • بولی کی چادریں - آپ کی کمپنی کے لئے کام کرنے کے لئے دکانداروں کے لئے درخواستیں
  • ٹیکس فارم - W-9 ٹیکس دستاویزات جو آپ کو فائل پر رکھنے کی ضرورت ہے

منسلک خط کے لئے فارمیٹنگ

ایک باضابطہ کاروباری خط قاری کو آگاہ کرے کہ آپ دستاویزات کو بند کر رہے ہیں۔ نام سے دستاویزات کا حوالہ دینا ایک اچھا خیال ہے اور اگر انہیں جواب کی ضرورت ہے تو اس کا بھی ذکر کریں۔ مثال کے طور پر ، "براہ کرم 31 دسمبر تک ہمارے دفتر میں منسلک W-9 فارم کو مکمل اور واپس کریں۔" اضافی طور پر ، آپ کے خط کے آخر میں ، آپ کے دستخط کے نیچے دو لائنیں ، میں درج ذیل میں سے ایک اشارے شامل ہیں:

  • ملحقات (2)

  • انکلیو: پروڈکٹ بروشر (1) ، کسٹمر جائزہ (2)

  • انک .: W-9 فارم

ماضی میں ، دیواروں کے ذکر کے لئے معیاری زبان میں یہ جملہ شامل تھا ، "منسلک ، براہ کرم ڈھونڈیں ..."۔ تاہم ، یہ جملہ نوادرات اور استعمال سے باہر ہے۔ بہر حال ، آپ اپنے قاری کو پہلے ہی بتا چکے ہیں کہ آپ دستاویزات کو بند کر رہے ہیں ، لہذا ان کو ڈھونڈنے کی ضرورت نہیں ہے۔ سیدھے لکھے ، "میں بند کر رہا ہوں _____، "کافی ہونا چاہئے۔

ڈیجیٹل دنیا میں ملحقات

چونکہ انٹرنیٹ پر کاروباری خط و کتابت کا ایک بڑا کام ہوتا ہے ، لہذا آپ کے بزنس خط کی زیادہ تر تحریری ای میل کے بطور ہوسکتی ہے۔ اس معاملے میں ، آپ الیکٹرانک طور پر دستاویزات سے منسلک ہوں گے اور تبدیلی کو ظاہر کرنے کے لئے الفاظ کو تبدیل کیا جاسکتا ہے۔ دستاویز فائلوں کو مناسب شکلوں میں اور مناسب ڈاؤن لوڈ کے قابل سائز میں رکھنا یقینی بنائیں۔

بھیجنے سے پہلے چیک کریں

اس بات کو یقینی بنائیں کہ میل سے قبل اپنے خط کے ساتھ اپنے ملحقات داخل کریں۔ اسی طرح ، اگر ای میل بھیجنا یقینی طور پر اپنی دستاویزات منسلک کریں۔ اگرچہ یہ غلطی کرنا آسان ہے ، لیکن اس کی تفصیل کو پھیلانا آپ کی پیشہ ورانہ شبیہہ کو متاثر کرسکتا ہے اور وصول کنندہ کو یہ تاثر دے سکتا ہے کہ آپ تفصیلات پر توجہ نہیں دیتے ہیں۔

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found